Formation Airtable : organiser, collaborer et gérer vos données sans programmer (No-code)

Depuis les années 2020, l'écosystème No-code offre une gamme d'outils essentiels pour améliorer votre productivité. La collecte, l'organisation et une administration fine de vos données sont désormais accessibles en quelques clics, sans nécessité de coder. Les technologies No-code sont matures, puissantes et accessibles. Elles proposent des intégrations fluides reliant les outils en ligne, simplifiant ainsi la gestion de vos données, que ce soit dans votre travail individuel ou en équipe.

Airtable constitue l'outil No-code phare de système de gestion de base de données (SGBD). Les données centralisées sur Airtable peuvent être présentées ou enrichies via d'autres applications au moyen d’automatisations intégrées à Airtable ou d'outils d'automatisation tels que Zapier ou Make. De nombreux outils digitaux disposent de connecteurs à Airtable.

On retrouve dans Airtable tous les concepts fondamentaux des bases de données (tables, enregistrements, champs typés, vues, liaisons, aggrégations, ...) à travers des interfaces modernes utilisables même par des non-codeurs. En complément de fonctions usuelles de base de données (SGBD), Airtable propose également des volets pour construire des automatisations simples et et des interfaces ergonomiques.

Cette formation vise à explorer avec Airtable les différences essentielles entre les tableurs (Excel, Google Sheets) et les systèmes de gestion de base de données (SGBD). En comprenant leurs usages distincts, on évitera des erreurs courantes et les risques de gestion associés. Avec cette formation vous apprendrez à tirer pleinement parti de toute la puissance de l’outil SGBD NoCode de référence.

Objectif opérationnel :

Savoir modéliser et implémenter efficacement une base de données sur Airtable, afin de bénéficier d’une gestion optimale et sécurisée.

Objectifs pédagogiques :

A l'issue de cette formation Make, vous serez en mesure de  :

• Être à l’aise avec les types de données d’Airtable
• Comprendre les concepts fondamentaux des bases de données : tables, champs, enregistrements, vues
• Maîtriser les vues natives d’Airtable (Tableur, Calendrier, Galerie, Kanban, Formulaire) et leur configuration (filtres, tris, partages)
• Modéliser des bases de données relationnelles simples
• Exploiter les liaisons entre tables : utiliser efficacement les opérateurs de recherche et d’agrégation (rollup, count, lookup)
• Construire des formules afin de catégoriser les enregistrements, segmenter les données, générer des alertes ou permettre d'autres actions dynamiques
• Documenter ses bases de données, pour une meilleure compréhension et une gestion facilitée
• Mettre en place des automatisations simples pour automatiser les tâches répétitives et gagner en efficacité

Public :

Ce cours Airtable s'adresse en particulier aux product managers, product owners confirmés, managers équipe métier (marketing, studio, sales, RH, …), product designer, chefs de projets, à tous les “ops” et à toute personne souhaitant découvrir le fonctionnement des bases de données à travers l’outil Airtable, sans avoir à maîtriser les rudiments de la programmation.

Cette formation pourra intéresser quiconque est en charge d’opérations et désireux d’accroître l’efficacité de leur traitement. Elle apportera un recul technique qui sera bénéfique à la gestion quotidienne de ses projets, en faisant découvrir les nombreuses possibilités d’Airtable avec ses automatisations (envoi d’alertes mail, de notification Slack, invitation à des événements, etc.) et extensions.

Prérequis :

Les participants à cette formation Airtable n’ont pas besoin de connaître de langage de programmation ni d’être informaticiens mais doivent être habitués à l’outil informatique au quotidien (tableur, messagerie, etc.). La formation explique les concepts techniques clefs sur lesquels s’appuie la philosophie d’Airtable et, à travers cet outil, les concepts fondamentaux propres à toute base de données.

Des connaissances essentielles (types et structure de données, liaisons entre tables, notions de vues et usages associés, etc.) seront abordées en profondeur. Elles demandent juste un esprit logique et, étant commune à de nombreux outils informatiques, elles seront bénéfiques à des usages plus avancés, par exemple d’outil de CRM ou d’autres outils No-code.

Finalement, cette formation vous apportera un soutien fort pour booster votre productivité, individuellement et en équipe.

Introduction aux outils NoCode

Introduction aux bases de données

Modélisation de base de données, tables liées et aggrégations

Mise en forme et formules

Import et export de données, formulaires basiques

Automatisations

Automatisations avancées

Les interfaces Airtable

Connexion avec des outils d’automatisation

Cette formation Make propose un exercice fil rouge qui permet d’explorer les fonctionnalités essentielles d’Airtable. Il est centré sur l’organisation du travail d’une agence, avec des demandes entrantes, la répartition du travail en interne et son suivi.

Les mécanismes en jeu dans cet exercice peuvent être adaptés à une panoplie d’autres cas d’usage.

Conception d’une base de données pour gérer des projets d’une agence :

1. Modélisation des entités importantes (prospects et clients ; collaborateurs et prestataires ; devis et factures ; projets, tâches, estimations, …)
2. Implémentation du modèle sur Airtable, génération de données fictives grâce à une IA (travail sur les prompts) et import sur Airtable

Tableaux de bord et alertes automatisées :

1. Calculs d’indicateurs de suivi : chiffrage par projets, estimation du reste à faire, etc.
2. Mise en place de dashboards de suivi pour chaque collaborateur (kanban de leurs tâches), et par projet
3. Création d’alertes automatisées par mail ou notification Slack selon certains critères : nouvelle demande de devis, tâches en retard, date-butoir de projets à J-30, etc.
4. Conception et construction d’un tableau de bord efficace (interface Airtable), faisant figurer les principaux KPIs et des graphes dynamiques

Formulaires de prise de contact et de demande de devis :

1. Création d’un formulaire basique de prise de contact (via une vue de type Form qui est accessible publiquement)
2. Construction d’un formulaire avancé et sécurisé pour des demandes de devis (via les Interfaces Airtable)

Connexion à d’autres outils NoCode :

1. Connexion d’un outil de formulaire tiers intégrant une brique de paiement, afin de gérer un événement à entrée payante organisé par l’agence.